En nuestra sociedad actual, todos tenemos muchas tareas a las que hacer frente – obligaciones y actividades en nuestro tiempo de ocio y descanso- y poco tiempo para realizarlas adecuadamente. Esto, en muchas ocasiones, puede derivar en episodios de estrés y tensión. Sin embargo, aunque sí tenemos muchas actividades y tareas en nuestro día a día, muchas veces nos falta saber planificar y gestionar nuestro tiempo. Aprender a gestionar nuestras tareas nos puede ayudar a reducir el estrés y la sensación de sobrecarga, a mejorar nuestro rendimiento, y a aumentar nuestra sensación de autoeficacia.
Conscientes de la importancia de planificar las tareas, y de sus ventajas, os dejamos unas claves imprescindibles para planificar y gestionar el tiempo, y las actividades, de la mejor manera posible:
- Haz una lista con todas las tareas que tengas que realizar, en una agenda, un cuaderno o una aplicación para el móvil. Esto nos ayuda a establecer unos objetivos claros.
- Prioriza las tareas. No todas las actividades pendientes son igual de importantes, o no nos lleva el mismo tiempo realizarlas. Por ello, es fundamental clasificar y ordenar nuestras tareas de la lista en función del grado de urgencia y de los plazos que tenemos para llevarlas a cabo.
- Sé realista. No nos podemos exigir más de lo que humanamente somos capaces. Las personas tenemos recursos limitados y no sería realista pretender abarcarlo todo. Por lo tanto, no planifiques varias actividades en un corto espacio de tiempo. Además, procura realizar una sola tarea y no varias a la vez.
- Reserva tiempos para descansar y desconectar momentáneamente. Los descansos son imprescindibles para tener un rendimiento óptimo. De lo contrario, acabaremos saturados y perderemos más tiempo. No es cuestión de las horas de trabajo que invirtamos, sino de las horas productivas. Por tanto, planifica el tiempo que dedicamos a sus tareas teniendo en cuenta los tiempos de descanso.
- Delega algunas tareas: no podemos abarcarlo todo, hay tareas que no solo nos corresponden hacer solo a nosotros, y que pueden hacer otras personas o en equipo. Es fundamental repartirse de forma justa el trabajo, además de ser conscientes de cuándo necesitamos ayuda y saber pedirla.
- Ten en cuenta que pueden haber imprevistos. Las interrupciones, los cambios de planes o cualquier otro contratiempo forman parte de nuestro día a día, por lo que debemos aceptarlos y no adoptar una actitud catastrófica. Si surge un contratiempo, coge tu lista de tareas y reorganízalas en función de la prioridad y el nuevo imprevisto.
- Intenta evitar las distracciones. A pesar de que los contratiempos no podemos controlarlos, sí podemos controlar algunas variables que, de no hacerlo, pueden entorpecer nuestro rendimiento. Trabajar con desorden minimiza nuestra productividad, por lo que intenta que el entorno de trabajo esté lo más ordenado posible, libre de ruidos y con buena luz. Las redes sociales o el móvil son grandes fuentes de distracciones, por lo que procura desconectar de ellos mientras trabajas.
Nuestra forma de vida y nuestro día a día demanda gran cantidad de tareas y actividades que debemos compaginar para llevar una vida más ordenada y sin estrés constante, por lo que, resulta esencial planificar y gestionar nuestras tareas.
